Transparente Leistungsverrechnung

Kaum ein Unternehmen kann es sich leisten, die im IT-Betrieb anfallenden Kosten zentral zu buchen. Meist werden sie auf die Verursacher umgelegt. Neben den Anschaffungskosten für die individuell genutzte Hard- und Software müssen auch die Netzwerkbetriebskosten, die Servernutzung und Dienstleistungen kostenstellengenau zugeordnet werden. Spider Asset stellt die Lösung bereit.

Im IT Assetmanagement System Spider Asset werden alle Arbeitsplätze und Server eines Unternehmens verwaltet: Technische und kaufmännische Daten stehen so zentral zur Verfügung. Die automatische Aktualisierung der Daten übernehmen Agenten, die sich die benötigten Informationen unter anderem aus der Buchhaltung holen.

Zu jeder Hardwarekomponente können Anschaffungspreis und Anschaffungsdatum gespeichert werden. Auch die Nutzungsdauer an einem Arbeitsplatz kann präzise bestimmt werden. Damit kann sowohl die Abschreibung (AfA) als auch der Zeitwert jederzeit ermittelt werden. Oft wird Hardware pauschal monatlich gebucht: Statt den tatsächlichen Wert zugrunde zu legen, bucht die IT-Abteilung je nach Hardwarekategorie einen Standardwert. Sie harmonisiert so die Kostenrechnung bei komplexen Gemengelagen aus Kauf-, Miet- und Leasingverträgen.

Da Spider zu jedem Arbeitsplatz und zu jeder Hardwarekomponente die nutzende Kostenstelle vorhält und zudem kaufmännische Anlagen verwaltet, können in einem monatlichen Buchungslauf die an einem Stichtag existierenden Nutzungen von Hard- und Software individuell gebucht werden. Alternativ kann auch aus Spider eine Buchungsdatei generiert werden. Sie überträgt die aktuellen Belastungen direkt in ein kaufmännisches System.

Dienstleistung kostet

Auch die aufwändigen Serviceleistungen, sei es über den User Help Desk oder externe Dienstleister, müssen umgelegt werden. Oft löst sich das Problem, wenn das Ticket Tool erbrachte Dienstleistungen regelmäßig arbeitsplatzbezogen liefert. Diese Aufwände können zum Beispiel pauschal für die verschiedenen Tickettypen (etwa Telefonsupport Software, Hardware Reparatur, Change) festgelegt und beim Abschluss des Tickets gebucht werden. Diese Daten werden direkt dem Arbeitsplatz und damit auch der richtigen Kostenstelle zugeordnet.

Werden Leistungen von aufwändigen Serversystemen bezogen, muss die Abrechnung meist die tatsächliche Nutzung berücksichtigen. Manche Systeme liefern dafür eine Kenngröße (Volumen pro Nutzer, Nutzungshäufigkeit, bereitgestellte Bandbreite), die über einen geeigneten Schlüssel zu Kostenbelastungen umgerechnet werden.

Automatische Transparenz